صندوق فروشگاهی چیست و انواع آن کدام‌اند؟

از همان زمانی که پول ساخته شد و تجارت معنا گرفت، تاجران و فروشندگان به دنبال راه‌هایی برای محافظت از پول‌های خود بودند. یکی از این راه‌ها، استفاده از صندوق فروشگاهی بود؛ ابزاری که در ابتدا برای ساده کردن کار فروشندگان به بازار آمد و به تدریج، به یک ضرورت تبدیل شد.

در این مقاله،‌ بیشتر با مفهوم صندوق‌های فروشگاهی آشنا می‌شویم و به کسب‌وکارهایی که حتما باید از آن استفاده کنند، اشاره می‌کنیم.

صندوق فروشگاهی چیست؟

صندوق فروشگاهی یا Cash register، ابزاری الکترونیکی یا مکانیکی است که برای ثبت، محاسبه و مدیریت تراکنش‌ها در مراکز تجاری بزرگ و کوچک از آن استفاده می‌شود. این ابزار، در بخش پیشخوان فروشگاه -یعنی جایی که مشتری‌ها هزینهٔ خرید را به فروشنده می‌پردازند- قرار می‌گیرد تا فرایند پرداخت و ثبت هزینه‌ها بهتر انجام شود. 

اگر به خاطر داشته باشید، قدیم‌تر‌ها این صندوق‌ها به شکل کشوهایی بودند که پشت پیشخوان قرار می‌گرفتند و صاحب فروشگاه (یا مغازه) پول‌ها را به شکل دسته‌بندی‌شده در آن قرار می‌داد. اما این روزها، با پیشرفت تکنولوژی، صندوق‌های فروشگاهی هم پیشرفت کرده‌اند و به شکل‌ کاملا مکانیزه در دسترس هستند.

کاربرد صندوق فروشگاهی دقیقا چیست؟

البته که کاربرد صندوق بستگی به هدف فروشنده دارد؛ یک نفر می‌خواهد حساب و کتاب بهتر دستش باشد و دیگری قصد دارد مشتری‌هایش را بهتر بشناسد! در کل، صندوق فروشگاهی در کارهای زیر به ما کمک می‌کند:

۱- مدیریت فروش و درآمد

چقدر حساب دخل و خرجتان را دارید؟ پولی که در آخر هرروز برایتان می‌ماند چقدر است؟ صندوق فروشگاهی در یک نگاه پاسخ این سوال را به شما خواهد داد؛ فرقی هم نمی‌کند از صندوق‌های سنتی استفاده کنید یا جدید؛ در هر صورت در پایان روز کاری می‌توانید به راحتی ببینید چقدر درآمد داشته‌اید.

البته! صندوق‌های هوشمند و کامپیوتری امکانات جذاب‌تری هم دارند؛ مثلا:

✅ محاسبه قیمت کل خریدها؛
✅ اعمال تخفیف و مالیات؛
✅ بررسی پرداختی‌ها؛
✅ تولید رسید و فیش.

۲- مدیریت پرداخت‌ها

یک مشتری دوست دارد هزینهٔ خریدش را با پول نقد بپردازد، دیگری کارت را ترجیح می‌دهد و شاید حتی برخی مشتری‌ها بخواهند با موبایل هزینه را پرداخت کنند! در این شرایط، صندوق فروشگاهی خیلی به درد می‌خورد و همهٔ انواع پرداخت را به شکل یکپارچه مدیریت خواهد کرد.

همچنین، اگر قصد فروش اقساطی (روش محبوب خرید برای ایرانی‌ها!) را داشته باشید یا بخواهید از روش های مختلف برای تخفیف دادن به مشتری استفاده کنید، صندوق فروشگاهی به شما کمک می‌کند پرداخت‌ها را بهتر مدیریت کنید.

۳- کنترل موجودی محصولات

اگر در فروشگاهتان، ۵ نوع محصول داشته باشید، شاید به خاطر سپردن تعداد موجودی‌ها آنقدرها سخت نباشد؛ اما اگر این تعداد به ۵۰‌تا، ۵۰۰‌تا یا ۵۰۰۰تا برسد چه؟ بازهم می‌توانید بگویید از هر محصول، چقدر موجودی دارید؟ با کمک صندوق‌های فروشگاهی هوشمند و مکانیزه، دیگر نیازی نیست این چیزها را به خاطر بسپارید و می‌توانید وقت خود را صرف کارهای مهم‌تر کنید.

۴- تامین امنیت و کنترل داخلی

حتی قدیمی‌ترین صندوق‌های فروشگاهی هم قفل‌هایی داشتند که از پول‌ها در برابر سرقت محافظت می‌کردند؛ چه برسد به سیستم‌های جدید که به انواع امکانات امنیتی هم مجهز هستند. با این صندوق‌ها، می‌توانید تمام پرداخت‌ها را زیر نظر بگیرید و خیالتان راحت باشد که هیچ پولی بدون برنامه از فروشگاه خارج نشده است.

۵- ارتباط بهتر با مشتری‌ها

این کاربرد آخر، بستگی به انتخاب شما دارد؛ مثلا اگر سراغ صندوق فروشگاهی فیلیا (کشیر) بروید، می‌توانید تاریخچهٔ پرداخت‌های مشتری‌ها را ببینید، اطلاعات تماسشان را دریافت کنید، به آن‌ها تخفیف‌های هدفمند بدهید و در راستای برقراری ارتباط عمیق با مشتریان و وفادارسازی آن‌ها گام بردارید. مشتری‌ها وقتی ببینند به حضور آن‌ها اهمیت می‌دهید و برایشان پاداش در نظر می‌گیرید، انگیزهٔ بیشتری هم برای خرید مجدد خواهند داشت.

در راستای مدیریت ارتباط با مشتری و وفادارسازی او، پیشنهاد می‌کنم مقاله‌های زیر را هم ببینید:

🔵 CRM چیست و به چه دردی می‌خورد؟
🔵 CEM چیست و چه فرقی با CRM دارد؟
🔵 ارزش طول عمر مشتری یا CLV چیست؟

انواع صندوق فروشگاهی (لیست کامل)

همانطور که بالاتر هم اشاره کردیم، هدف هر فروشنده‌ای از به‌کارگیری صندوق فروشگاهی یک چیز است؛ با این حساب، نمی‌توانیم انتظار داشته باشیم همه از یک نوع صندوق استفاده کنند. در ادامه، می‌توانید با ۸ نوع صندوق فروشگاهی آشنا شوید:

صندوق فروشگاهی مکانیکی

در سال ۱۸۷۹،‌ مردی به نام James Ritty (جیمز ریتی) که مالک یک کلوپ بود، در سفر دریایی به اروپا، مکانیزم شمارش تعداد دفعات پروانهٔ کشتی را دید و همانجا ایده‌ای به ذهنش خطور کرد.

او تصمیم گرفت یک صندوق بسازد که با کمک آن، بتواند هزینه‌ها را مدیریت کند و در این راه، از برادرش که یک مکانیک ماهر بود کمک گرفت. پس از چند شکست، نتیجه، اولین صندوق فروشگاهی به شکل زیر بود:

در نهایت، این ایده در سال ۱۸۸۴ توسط John H. Patterson (جان اچ پترسون) خریداری شد و به مرحلهٔ تولید انبوه رسید. اگرچه این صندوق‌ها دیگر کاربردی ندارند؛ اما زمینه را برای طراحی سیستم‌های پیشرفته‌تر فراهم کردند.

صندوق فروشگاهی الکترونیکی (ECR)

electronic cash register یا همان صندوق الکترونیکی، نسخهٔ پیشرفتهٔ صندوق‌های مکانیکی است. این صندوق‌ها شامل یک سری کلید و یک صفحهٔ نمایشگر دیجیتالی ساده هستند.

ECRها می‌توانند:

🟢 پرداخت‌های نقدی و پرداخت با کارت را به راحتی پردازش کنند؛
🟢 هزینهٔ خرید را جمع بزنند و نمایش دهند؛
🟢 نرخ مالیات و ارزش افزوده را حساب کنند؛
🟢 و در نهایت، رسید و فیش صادر کنند.

با این حال، ECR هم دیگر آنقدرها محبوب بازار نیست؛‌ چراکه قابلیت اتصال به اینترنت و یکپارچه‌سازی فرایندهای مربوط به خرید و فروش را ندارد؛ بنابراین، خیلی نمی‌شود برای توسعهٔ کسب‌وکار و حفظ مشتری‌ها رویش حساب باز کرد.

پایانه‌های فروش هوشمند (POS)

جدیدترین نوع صندوق‌های فروشگاهی، point-of-sale یا POS است که در ایران با نام صندوق کامپیوتری آن را می‌شناسیم.

این سیستم، از یک نرم‌افزار و یک سخت‌افزار (کامپیوتر، موبایل یا تبلت) تشکیل شده است و می‌تواند با اتصال به اینترنت، در یکپارچه‌سازی فرایند‌های تجاری و بهبود تجربه مشتری به شما کمک کند.

اصولا سیستم‌های POS، در شکل‌های زیر در دسترس هستند:

صندوق فروشگاهی کامپیوتری سنتی (traditional POS)

اولین نوع POS که وارد بازار شد، همین مدل است؛ در این سیستم، یک نرم‌افزار آفلاین روی کامپیوتر نصب می‌شود و به مدیریت پرداخت‌های نقدی و غیرنقدی کمک می‌کند. این نوع سیستم‌ها، دارای کشوی پول نقد، چاپگر رسید و اسکنر بارکد هم هستند.

خرده‌فروشی‌ها و کسب‌وکارهای کوچک می‌توانند از این سیستم‌ها استفاده کنند، اما اگر فروشگاه شما چندین شعبه دارد و می‌خواهید سیستم صندوق فروشگاهی همهٔ آن‌ها یکپارچه شود، بهتر است سراغ گزینه‌های دیگر بروید.

صندوق فروشگاهی موبایلی (Mobile POS)

سیستم MPOS یا همان صندوق موبایلی یک ابزار در ابعاد گوشی همراه است که شباهت زیادی به کارتخوان سیار دارد؛ اما امکانات آن پیشرفته‌تر است. قابلیت اسکن، پرداخت با کارت و مدیریت پرداخت‌ها، از جمله ویژگی‌های این دستگاه است. این نوع دستگاه‌ها عموما با سیمکارت کار می‌کنند و قابلیت اتصال به اینترنت را هم دارند.

مزیت بزرگ این مدل صندوق‌ها، این است که سیار هستند؛ بنابراین اگر کسب‌وکاری دارید که محدود به یک مکان نیست یا می‌خواهید برای مشتری‌ها، امکان پرداخت درب منزل را فراهم کنید، این مدل گزینهٔ خوبی برای شماست. 

صندوق فروشگاهی لمسی (POS Touch)

حرف از صندوق فروشگاهی که می‌شود، بیشتر ما این مدل را به یاد می‌آوریم؛ چون در ایران استفاده از POS Touch در فروشگاه‌ها خیلی رایج است.

این صندوق‌های فروشگاهی، شامل یک صفحهٔ لمسی هستند که سیستم کیس، درون آن‌ها تعبیه شده است، چندین پورت مختلف برای اتصال کارتخوان، اسکنر و چاپگر دارند و برخی نسخه‌های آن‌ها، به اینترنت هم متصل می‌شوند.

صندوق فروشگاهی ابری (Cloud-based POS)

شاید یک نفر هم فروش سیار داشته باشد و بخواهد از دستگاه موبایل برای مدیریت پرداخت استفاده کند، هم در محل فروشگاه نیاز به یک صندوق امن و قدرتمند داشته باشد؛ تکلیف چیست؟‌ اینجاست که Cloud-based POS رخ نشان می‌دهد!

تنها کاری که باید بکنید این است:

🔸یک پلتفرم صندوق فروشگاهی ابری مناسب پیدا کنید؛
🔹اشتراک مورد نظر خود را بخرید؛
🔸با استفاده از دستگاه‌های دلخواه (مانند گوشی یا لپتاپ) وارد صندوق شوید؛
🔹فرایند‌های تجاری خود را مدیریت کنید!

کاربرد POS فروشگاهی ابری، بیشتر در فروشگاه‌های زنجیره‌ای و بزرگ است که می‌خواهند چند سیستم را به شکل یکپارچه پیش ببرند؛ اما در فروشگاه‌های کوچک هم می‌توانند گزینه‌ای مقرون به صرفه باشند، چراکه نیاز به سخت‌افزارهای عجیب و سنگین ندارند.

صندوق فروشگاهی همه‌کاره (All-in-one POS)

اگر نمی‌خواهید برای کیس، مانیتور، اسکنر، چاپگر رسید، کارتخوان و کشوی پول فضا و هزینهٔ مجزا در نظر بگیرید، سراغ این مورد بروید. صندوق‌های فروشگاهی همه‌کاره، همانطور که از نامشان مشخص است، تمام ابزارها را در یک دستگاه جمع کرده‌اند.

یک نکتهٔ مهم: اصولا این نوع دستگاه‌ها، به دلیل تداخل چند ابزار، ممکن است باگ‌های بیشتری داشته باشند؛ پس حتما هنگام خریدشان خیلی دقت کنید!

کیوسک‌های خودکار (Self-service Kiosks)

خرید بلیط مترو از کیوسک‌های هوشمند، بهترین نمونهٔ ایرانی برای این مورد آخر است!

Self-service Kiosks، یک فروشندهٔ هوشمند است که تمام فرایندهای مربوط به فروش محصول را به تنهایی انجام می‌دهد. مشتری‌ها برای خرید، کنار کیوسک می‌روند، بارکد محصولات را اسکن یا نام محصول را وارد می‌کنند، هزینه را پرداخت می‌کنند و از فروشگاه خارج می‌شوند؛ بدون اینکه نیاز باشد با فروشنده به شکل مستقیم ارتباط برقرار کنند.

از اینجای مقاله به بعد، منظور ما از صندوق‌های فروشگاهی، ابزارهای نوین و هوشمند یا همان POS‌ها هستند؛ چون همانطور که گفتیم سیستم‌های سنتی دیگر خیلی کاربردی ندارند.

صندوق فروشگاهی چگونه کار می‌کند؟

به طور کلی، صندوق‌هایی که در حال حاضر برای مدیریت فروش استفاده می‌شوند، دو بخش دارند:

بخش سخت‌افزاری

سخت‌افزارهای صندوق فروشگاهی هوشمند، شامل موارد زیر هستند:

🔹 پایانه: این بخش می‌تواند شامل یک دستگاه همه‌کاره (All-in-one)، یک کامپیوتر، گوشی یا تبلت هوشمند باشد. نرم‌افزار POS روی همین پایانه اجرا می‌شود. عموما پایانه‌ها، قابلیت اتصال به اینترنت هم دارند.
🔹 کارتخوان: صندوق‌های فروشگاهی به شکل‌های مختلف، قابلیت استفاده از کارت برای پرداخت هزینهٔ خرید را دارند. مثلا، ممکن است کارتخوان متصل به خود دستگاه باشد، با کابل یا بلوتوث به آن وصل شود یا اینکه با اسکن کارت‌های هوشمند، امکان پرداخت را فراهم کند.
🔹 چاپگر رسید: همهٔ صندوق‌های فروشگاهی (اعم از جدید و قدیمی) قابلیت این را دارند که به مشتری رسید ارائه دهند؛ این رسید ممکن است چاپی یا دیجیتالی باشد.
🔹 بارکدخوان: دستگاه‌های POS عموما یک بارکدخوان متصل به خود دارند که با خواندن بارکد محصول، مشخصات آن را خیلی سریع نمایش می‌دهد. گاهی هم دستگاه‌ها صرفا یک پورت اتصال دارند و می‌شود بارکدخوان را جداگانه به آن‌ها وصل کرد.
🔹 کشوی پول نقد: اغلب صندوق‌های فروشگاهی جدید، همچنان دارای دستگاه پول‌شمار و کشوی پول نقد هستند؛ این کشو به صورت خودکار با ثبت خرید باز می‌شود و پول‌ها را به شکل امن حفظ می‌کند.

بخش نرم‌افزاری

سیستم‌های POS چه به شکل سنتی باشند چه به شکل جدید، یک بخش نرم‌افزاری دارند که می‌تواند آنلاین یا آفلاین باشد. این بخش شامل موارد زیر است:

🔸 نرم‌افزار POS: برای اینکه از قابلیت‌های نرم‌افزاری استفاده کنید، باید از برنامهٔ POS استفاده کنید. گاهی این برنامه به شکل پیش‌فرض روی برخی دستگاه‌ها نصب است، اما گاهی باید آن را روی کامپیوتر یا گوشی همراه خود نصب کنید.
🔸 گزارش‌ها: در نرم‌افزارهای صندوق فروشگاهی، بخشی وجود دارد که دربارهٔ روند فروش، عملکرد کارکنان، تعداد خریدها، میانگین ارزش سبد خرید، موجودی محصول، میزان درآمد و مواردی از این قبیل گزارش می‌دهد؛ نوع گزارش‌های این بخش و میزان پیچیدگی و دقت آن، بستگی به نوع نرم‌افزاری دارد که استفاده می‌کنید.
🔸 CRM: برخی از نرم‌افزارهای صندوق‌ فروشگاهی هوشمند، این قابلیت را دارند سوابق خرید مشتری‌ها و اطلاعات تماسشان را ذخیره کنند و امکان ارتباط بهتر را فراهم آورند.

مزایای صندوق فروشگاهی برای کسب‌وکارها چیست؟

دلایل زیادی ممکن است کسب‌وکارها را قانع کند که از صندوق فروشگاهی استفاده کنند؛ اما در این میان، مزایای زیر مهم‌ترین موارد هستند:

✅ بهبود سرعت و بهره‌وری؛ با صندوق‌ مکانیزه فروشگاهی، نیازی نیست مشتری‌ها مدت زیادی منتظر محاسبه هزینهٔ خرید بمانند و کارکنان هم کمتر به دردسر می‌افتند.
✅ کاهش خطاهای انسانی؛ در محاسبات دستی، حتی باهوش‌ترین و دقیق‌ترین انسان‌ها هم ممکن است اشتباه کنند، اما صندوق فروشگاهی هوشمند هرگز اشتباه نمی‌کند!
✅ زمینه‌ساز رشد کسب‌وکار؛ صندوق‌های جدید فروشگاهی، قابلیت گزارش‌دهی و تجزیه و تحلیل دارند، به همین دلیل می‌توانند برای تصمیم‌گیری آگاهانه و انتخاب ایده‌های جدید برای فروش بیشتر به شما کمک کنند.
✅ یکپارچه‌سازی فرایندها؛ صندوق‌ فروشگاهی (به خصوص اگر Cloud-based باشد) به یکپارچه‌سازی فرایندها و انسجام فعالیت‌های تجاری کمک می‌کند.

در نهایت همهٔ این‌ها باعث ایجاد تجربه بهتر و در نتیجه، افزایش احتمال بازگشت مشتریان می‌شود.

کدام کسب‌وکارها باید از صندوق فروشگاهی استفاده کنند؟

بر اساس مادهٔ ۱۲۱ قانون برنامه پنج‌ساله پنجم توسعه جمهوری اسلامی ایران (اصلاحی ۰۸/۰۴/۱۳۹۰) به منظور شفافیت در مبادلات اقتصادی و امور مالیاتی، صاحبان مشاغل بر اساس اولویت زیر ملزم شدند که از سامانه‌های صندوق مکانیزه فروش استفاده کنند.

کسب‌وکارهایی که در این لیست قرار دارند، اما صندوق فروشگاهی ندارند، مشمول معافیت‌های مالیاتی سالانه نخواهند شد:

نکات مهم برای خرید و استفاده از صندوق فروشگاهی

اگر می‌خواهید صندوق‌های فروشگاهی، بیشترین بهره‌وری ممکن را داشته باشند، به نکات زیر دقت کنید:

۱- انتخاب بر حسب نیاز

پیش از خرید، به دو سوال جواب دهید:

🔹 هدف شما از راه‌اندازی صندوق فروشگاهی چیست؟
🔹 چقدر برای این کار بودجه کنار گذاشته‌اید؟

مثلا صندوق‌های ECR هزینهٔ کمتری دارند، اما به درد کسی که می‌خواهد از نرم افزار باشگاه مشتریان استفاده کند و روی وفاداری مشتری‌ها وقت بگذارد نمی‌خورند؛ در مقابل، انواع POS فروشگاهی با قیمت‌های متنوع وجود دارند که می‌توانند به مدیریت ارتباط با مشتری‌ها هم خیلی کمک کنند.

۲- خرید از شرکت معتبر

شرکت‌های زیادی در ایران وجود دارند که در زمینهٔ فروش انواع صندوق فروشگاهی فعالیت می‌کنند؛ اما هر شرکتی قابل اعتماد نیست. برای بررسی اعتبار شرکت ارائه‌دهنده، چند مورد را بررسی کنید:

🟡 شبکه‌های اجتماعی مربوط به شرکت را چک کنید؛
🟡 از ارائهٔ خدمات پشتیبانی مطمئن شوید؛
🟡 مجوزها و گواهی‌های رسمی شرکت را بررسی کنید؛
🟡 قیمت ارائه‌دهنده‌های مختلف را با هم مقایسه کنید.

اگر قصدتان خرید اینترنتی است، حتما پیش از پرداخت هزینه، مقالهٔ «مجوزهای لازم برای فروشگاه اینترنتی» را بخوانید!

۳- بررسی نسخه تستی

خرید ابزاری مثل صندوق فروشگاهی بدون بررسی آن، مثل خرید هندوانهٔ دربسته است؛ اصلا معلوم نیست ادعاهای شرکت ارائه‌دهنده چقدر واقعی باشند. هنگام بررسی نسخهٔ تستی، چند مورد را در نظر بگیرید:

🟪 موارد امنیتی و سیستم رمزگذاری را بررسی کنید؛
🟪 مطمئن شوید که صندوق قابلیت به‌روزرسانی داشته باشد؛
🟪 سرعت نرم‌افزار‌ POS را قبل از خرید چک کنید؛
🟪 بررسی کنید که نرم‌افزار مورد نظر، با چه سخت‌افزاری سازگار است.

۴- تامین زیرساخت‌ها

راه‌اندازی صندوق فروشگاهی، نیاز به شرایط و امکانات زیر دارد:

🔴 منبع تامین برق و سیم‌کشی‌های فروشگاه باید سالم باشند؛
🔴 برای شرایط اضطراری مانند قطعی برق، UPS و باطری داشته باشید؛
🔴 فضای کافی برای قرارگیری دستگاه‌ها و سخت‌افزارها در نظر بگیرید؛
🔴 مطمئن شوید صندوق در معرض آسیب فیزیکی (مانند رطوبت) یا خطرات امنیتی نیست.

۵- آموزش کامل کارکنان

حتی اگر پیشرفته‌ترین دستگاه‌ها را هم خریده باشید، باید مطمئن شوید که کارکنان شما توانایی استفاده از آن‌ها را دارند. آموزش‌های زیر برای کارکنان و نیروهای انسانی ضروری است:

🔹 نحوه استفاده از دستگاه‌ها برای پرداخت هزینه‌ها؛
🔹 آشنایی کامل با فرایند ثبت اطلاعات مشتریان؛
🔹 آموزش نحوهٔ گزارش‌گیری و تحلیل گزارش‌ها؛
🔹 روش راه‌اندازی مجدد دستگاه در صورت بروز مشکل؛
🔹 نحوهٔ به‌روزرسانی دستگاه و انجام سرویس‌ دوره‌ای؛
🔹 آشنایی کامل با روش‌های حفظ امنیت دستگاه‌ها.

صندوق فروشگاهی؛ هوشمند، ایمن و سریع

صندوق فروشگاهی در مسیر جذب مشتری جدید، حفظ مشتری‌های فعلی و در نهایت افزایش فروش، عصای دستتان می‌شود؛ زیرا با کمک آن می‌توانید گزارش‌های مفیدی دربارهٔ فروش به دست آورید و استراتژی‌هایتان را بر حسب شرایط، بهبود دهید.

سعی کردیم در این مقاله کامل‌ترین اطلاعات را در اختیارتان قرار بدهیم، اما اگر باز هم سوالی برایتان باقی مانده است، در بخش کامنت‌ها منتظریم!