نقد و بررسی بهترین نرم‌افزارهای مدیریت کافی شاپ

هرچه مشتری‌هایتان بیشتر شوند، کم‌کم متوجه می‌شوید که فقط قهوهٔ خوب کافی نیست و حتی اگر بهترین باریستای دنیا هم باشید، بدون نرم‌افزار مدیریت کافه، کارتان لنگ می‌ماند؛ منظورم نرم افزاری است که بتوانید برای مدیریت مشتری‌ها، رسیدگی به حساب‌ها، بررسی موجودی محصولات و در کل، ضبط و ربط کارها، رویش حساب باز کنید.

در این مقاله، قرار است با بررسی نکات کلیدی و معرفی چند نرم‌افزار برتر، شما را در مسیر انتخاب بهترین نرم افزار مدیریت کافی‌شاپ راهنمایی کنیم؛ اما پیش از شروع، پیشنهاد می‌کنم -در صورت نیاز- مقاله «صندوق فروشگاهی چیست؟» را بخوانید تا بتوانید نرم‌افزاری انتخاب کنید که فراتر از یک صندوق معمولی عمل کند!

نکات کلیدی برای انتخاب بهترین نرم افزار مدیریت کافه

چیزی که در بازار زیاد است، نرم افزار مدیریت کافه! اما خب همهٔ این گزینه‌ها که نمی‌توانند برای شما مناسب و کارساز باشند. برای اینکه بهترین ابزار را برای کسب‌وکار خود انتخاب کنید، حتما چند نکتهٔ زیر را در نظر داشته باشید: 

برآورد بودجه و شرایط مالی

اگر در حال حاضر نهایتا هفته‌ای ۳۰ مشتری دارید (تقریبا روزی ۴ نفر) و حداکثر درآمدتان از هر نفر، به طور میانگین ۱۰۰ هزارتومان است، یعنی اوج درآمد ماهانهٔ شما نهایتا بشود ۱۲ میلیون تومان؛ پس هنوز هزینه کردن برای خرید نرم‌افزار اصلا منطقی نیست. در کل، وضعیت جیب خود را برای خرید در نظر بگیرید و به یاد داشته باشید ارزان یا گران بودن، نمی‌تواند تنها معیار خرید باشد!

ظاهر زیبا و کاربردی

می‌گوییم زیبا و کاربردی تا حواستان فقط پرت ظاهر نشود! هنگام انتخاب نرم‌افزار، هم به UI (رابط کاربری) توجه کنید، هم UX (تجربه کاربری). در واقع، باید گزینه‌ای را انتخاب کنید که تمام امکانات ضروری را در ساده‌ترین و شکیل‌ترین حالت ممکن در اختیارتان قرار دهد. اینگونه می‌توانید کارها را بدون خستگی و کلافگی، پیش ببرید.

امکان یکپارچه‌سازی

آیا نرم‌افزاری که انتخاب کرده‌اید، قابلیت اتصال به دستگاه‌های فروش (POS)، هماهنگی با نرم‌افزارهای حسابداری، یکپارچه‌سازی با باشگاه مشتریان و سیستم وفادارسازی، اتصال به پلتفرم‌های سفارش آنلاین و ارسال غذا، سیستم‌های کنترل موجودی و انبار و ابزارهای تحلیل و گزارش‌گیری را دارد؟ اگر جوابتان مثبت است که چه بهتر، وگرنه برای تمام این کارها باید سراغ ابزارهای جداگانه بروید!

تنوع گزارش‌ها

در نرم افزار مدیریت کافی شاپ، باید بتوانید گزارش‌های مالی و فروش را در بازه‌های زمانی مختلف ببینید، دربارهٔ مشتری‌ها (مثلا تعداد مشتری‌های جدید و بازگشتی، میزان وفاداری مشتریان و …) اطلاعات کسب کنید، بتوانید مقدار موجودی، تاریخ انقضا و میزان خرید هر آیتم را زیر نظر بگیرید، عملکرد کارکنان خود را زیر ذره‌بین ببرید و در نهایت، بتوانید میزان رشد کسب‌وکار را بررسی کنید.

تنوع سیستم پرداخت

همهٔ مشتری‌ها که یک روش پرداخت را انتخاب نمی‌کنند؛ به همین دلیل نرم‌افزار مدیریت کافه و رستوران، بهتر است از پرداخت نقدی، پرداخت از طریق کارت‌خوان (POS)، پرداخت‌های آنلاین و درون برنامه‌ای، پرداخت از کیف پول الکترونیکی، پرداخت از طریق QR Code و همچنین پرداخت اشتراکی و اعتباری پشتیبانی کند.

پشتیبانی و به‌روزرسانی

در نهایت، سراغ نرم‌افزاری بروید که اگر روزی به مشکل خورد، یک تیم قوی و متخصص به کمکتان بیاید و در صورت رشد فناوری، قابلیت توسعه را داشته باشد؛ نکته‌ای که متاسفانه اغلب اوقات در مسیر انتخاب فراموش می‌شود! 

معرفی ۹ نرم‌افزار مدیریت کافه ایرانی

برویم سر اصل مطلب و چندتا از بهترین ابزارهای ایرانی برای مدیریت کافه و رستوران را معرفی کنیم؛ ابزارهایی که با امکانات متنوع، عصای دستتان خواهند شد!

نرم افزار مدیریت کافی شاپ فیلیا

صندوق فروشگاهی اختصاصی فیلیا با امکانات متنوع و جذاب، می‌تواند برای شمایی که به دنبال نرم افزار مدیریت کافه هستید، بهترین گزینهٔ ممکن باشد. چرا می‌گوییم این نرم‌افزار بهترین گزینه است؟ چون قابلیت‌های بی‌سابقه‌ای برای یکپارچه‌سازی با باشگاه مشتریان و سیستم وفادارسازی ارائه می‌دهد. 

با استفاده از صندوق فروشگاهی فیلیا، می‌توانید امکانات زیر را تجربه کنید:

• ثبت یادداشت برای هر مشتری و ارائه سفارش‌ها طبق علاقه و سلیقهٔ او؛
• امکان مدیریت موجودی و قیمت محصولات به شکل منظم؛
• قابلیت افزودن منوی کافه به شکل دسته‌بندی‌شده بر اساس نوع آیتم‌ها؛
• قابلیت جست‌وجوی مشتریان بر اساس شماره موبایل و ارتباط بهتر با آن‌ها؛
• امکان ثبت آیتم‌ها و سفارش‌های «همیشگی» برای مشتری‌های دائمی؛
• استفاده از روش‌های پرداخت متنوع شامل کارتخوان، نقدی، پرداخت آنلاین و …؛
• پشتیبانی از اسکنر برای اسکن QRcode محصولات و آیتم‌های کافه؛
• ارسال پیامک‌های تبلیغاتی با استفاده از قابلیت‌های ویژه باشگاه مشتریان؛
• اتصال به چاپگرهای مختلف و امکان ثبت فاکتور خرید برای فروشنده و مشتری؛
• ارائه گزارش‌های جامع در زمینهٔ فروش، رفتار مشتریان و رشد کسب‌وکار؛

قابلیت کلیدی: نرم‌افزار صندوق فروشگاهی فیلیا قابلیت یکپارچه‌سازی کامل با پلتفرم باشگاه مشتریان فیلیا را دارد؛ به این معنا که مشتری‌های خاص و وفادار شما می‌توانند در باشگاه مشتریان عضو شوند، بازی‌ها و ماموریت‌ها را انجام دهند، جوایز مختلف (مانند کد تخفیف یا اعتبار خرید) بگیرند و به راحتی برای خرید از کافهٔ شما از آن‌ها استفاده کنند.

امتیازها و جوایز هر کاربر در پنلش ذخیره می‌شود و هربار که به کافه بیاید، فروشنده یا صندوقدار شما می‌تواند به راحتی پاداش‌ها را روی خرید او اعمال کند. خب این چه فایده‌ای برای شما دارد؟ پاسخ کوتاهش این است که باعث افزایش وفاداری و نرخ بازگشت مشتری می‌شود؛ اما پاسخ بلند را می‌توانید در مقالهٔ «مزایای باشگاه مشتریان» ببینید.

نرم‌ افزار کافه باران

نرم افزار باران، در حقیقت یک نرم افزار حسابداری است که می‌توانید از آن برای مدیریت کافه، رستوران یا هر نوع فروشگاه دیگری استفاده کنید. این نرم‌افزار، با امکانات زیر می‌تواند به مدیریت امور مالی بسیار کمک کند:

• پشتیبانی از روش‌های پرداخت متنوع شامل نقدی، کارتی یا بن هدیه؛
• قابلیت استفاده از بن هدیه و کارت وفاداری مشتری؛
• مدیریت موجودی محصولات و بررسی مطابقت فروش با موجوی انبار؛
• جمع‌آوری اطلاعات تماس و سفارش‌های مورد علاقهٔ مشتری؛
• قابلیت ثبت ورود و خروج کارکنان کافه؛
• ارائه گزارش‌های فروش برای ارزیابی میزان دخل‌ و خرج‌ها؛
• دارای سرشمارهٔ اختصاصی برای ارسال پیامک تبلیغاتی.

این نرم‌افزار، رابط کاربری ابتدایی و ساده‌ای دارد و می‌تواند برای کافه‌هایی که در ابتدای راه هستند، مناسب باشد. با این حال، اگر قصد دارید روی حفظ و بازگشت مشتری‌ها سرمایه‌گذاری کنید، با این نرم‌افزار فقط امکان استفاده از کارت و بن‌های چاپی را دارید و نمی‌توانید خیلی همگام با تکنولوژی حرکت کنید.

نرم‌ افزار سپیدار برای کافی‌شاپ

اگر صرفا برای کارهای مالی و حسابداری نیاز به نرم افزار مدیریت کافه دارید و طرح‌های خیلی خاص و ویژه‌ای (مثل باشگاه مشتریان، گیمیفیکیشن یا طراحی ماموریت برای مشتریان) در ذهنتان نیست، سپیدار می‌تواند گزینهٔ خوبی برایتان باشد.

با این نرم افزار می‌توانید کارهای زیر را پیش ببرید:

• مدیریت دقیق دریافت‌ها و پرداخت‌ها و صدور فاکتور؛
• قابلیت انبارداری برای کنترل موجودی محصولات و آیتم‌های کافه؛
• امکان مدیریت حقوق و دستمزد کارکنان و فروشندگان؛
• پشتیبانی از سیستم ثبت تردد و ورود و خروج کارمندان؛
• قابلیت ارائهٔ تخفیف‌ روی فاکتور خرید مشتری‌ها؛
• ارائه اپلیکیشن موبایلی برای سفارش‌گیری.

رابط کاربری این نرم‌افزار، ساده است و کارکنان و فروشندگان، خیلی سریع می‌توانند بدون دانش تخصصی کار با آن را یاد بگیرند و برای مدیریت کافی‌شاپ، از آن استفاده کنند.

نرم‌ افزار مدیریت کافه سحاب

اگر در آغاز راه هستید، به یک نرم افزار حسابداری کافی شاپ با قیمت پایین و امکانات خوب نیاز دارید و جذب مشتری از وفادارسازی او برایتان مهم‌تر است، سحاب می‌تواند کمکتان کند. این نرم‌افزار، قابلیت اتصال به ووکامرس را هم دارد؛ پس اگر کافهٔ شما فروش اینترنتی دارد، می‌توانید با خیال راحت سراغش بروید.

• مدیریت سریع سفارش‌ها و فروش در کافه؛
• قابلیت ثبت موجودی کالاها و مواد خام و انبارداری هوشمند؛
• سیستم ارسال پیامک خودکار برای مشتریان جهت تبلیغات؛
• امکان استفاده از سرور لوکال و سرور مجازی شخصی در کافه‌های بزرگ.

سحاب، قابلیت توسعه هم دارد و اگر بخواهید می‌توانید با پرداخت هزینهٔ اضافی، به شکل همزمان در چند شعبه یا با چند کاربر از آن استفاده کنید.

نرم‌ افزار کافه رستوران زعفران 

زعفران، یک نرم افزار مدیریت کافی‌شاپ محبوب بین کافه‌های متوسط تا بزرگ است. این نرم‌افزار، کمی فراتر از یک صندوق فروشگاهی و نرم‌افزار حسابداری عمل می‌کند و می‌تواند با ارائهٔ امکانات زیر، مدیریت امور کافی‌شاپ را برایتان ساده‌تر کند:

• حسابداری و مدیریت امور مالی به شکل سریع؛
• اتصال به دستگاه‌های POS برای پرداخت با کارت؛
• قابلیت سفارش‌گیری با تبلت (برای کافه‌هایی که پیک دارند)؛
• اتصال به کالر آیدی، فراخوان مشتری و فراخوان گارسون؛
  پنل پیامکی با سرشمارهٔ اختصاصی برای ارسال تبلیغات؛
• مدیریت انبار و نمایش موجودی و تاریخ انقضای محصولات؛
• قابلیت برگزاری قرعه‌کشی و ارائهٔ تخفیف به مشتریان.

در کل، این نرم‌افزار تا زمانی که تصمیم به استفاده از باشگاه مشتریان کافی شاپ نداشته باشید، گزینه خوبی است و کارتان را راه می‌اندازد.

نرم‌ افزار معین برای کافه

گزینهٔ بعدی برای شمایی که می‌خواهید بهترین نرم افزار مدیریت کافی شاپ را انتخاب کنید، معین است. همین اول بگوییم که این نرم افزار یک قابلیت جالب دارد و به ترازو وصل می‌شود؛ این قابلیت برای کافه‌هایی که نوشیدنی‌ یا بستنی کیلویی می‌فروشند، مفید خواهد بود.

از دیگر قابلیت‌های این نرم‌افزار برای مدیریت کافه و رستوران، می‌توانیم موارد زیر را نام ببریم:

• ارائهٔ گزارش‌های متنوع درباره میزان فروش؛
• بررسی موجودی کالا و کسر خودکار پس از فروش؛
• تحلیل و بررسی میزان کارکرد کارمندان و فروشندگان کافه؛
• نمایش فرمول مواد استفاده شده در هر آیتم منو؛
• پشتیبانی از کالر آیدی برای ارتباط بهتر با مشتریان؛
• تنوع بالای سیستم پرداخت و پشتیبانی از پرداخت ارزی.

با وجود مواردی که ذکر کردیم، این نرم‌افزار برای مدیریت امور حسابداری کافی‌شاپ گزینه خوبی است، اما نمی‌توانید برای اجرای برنامه‌های وفادارسازی رویش حساب باز کنید؛ چون فقط در حد ارتباط با مشتریان و پیگیری تماس‌ها امکانات دارد.

نرم افزار مدیریت کافه محک

نرم‌افزار محک یک ابزار جامع است که نه تنها برای کافه، بلکه برای مدیریت رستوران‌ها، کترینگ‌ها، فست‌فودها و سفرخانه‌ها هم استفاده می‌شود. این ابزار با ارائهٔ امکانات زیر، می‌تواند از همان ابتدای کار کافه تا زمان توسعه و رشد آن همراه شما باشد:

• پشتیبانی از کالر آیدی و امکان تعریف اشتراک برای کاربران؛
• قابلیت دسته‌بندی آیتم‌ها به همراه مواد تشکیل‌دهنده و فرمول ساخت؛
• امکان ارائهٔ تخفیف، برگزاری جشنواره و فروش ویژه در کافه؛
• ارائه گزارش‌های مالی و حسابداری به شکل هفتگی و ماهانه؛
• امکان محاسبه سود خالص کافه و رستوران بر اساس خدمات؛
• قابلیت ثبت پیش‌سفارش یا رزرو میزهای کافه برای مشتریان.

اگر برنامه‌هایتان برای وفادارسازی مشتریان کافه، در حد ارائهٔ تخفیف یا برگزاری جشنواره است، این نرم‌ افزار مدیریت کافه به خوبی کارتان را راه می‌اندازد؛ اما اگر به فکر ایده‌های خلاقانه‌تر مانند گیمیفیکیشن یا طراحی ماموریت هستید، خیلی نمی‌توانید رویش حساب باز کنید.

نرم افزار کافی شاپ چرتکه

اگر کافی‌شاپ یا رستوران شما چند شعبه دارد یا حداقل قصد دارید که بعدها چند شعبه راه‌اندازی کنید، چرتکه احتمالا برایتان انتخاب خوبی باشد. با این نرم‌افزار، می‌توانید به دو شکل آنلاین و آفلاین، کارهای مالی کافی‌شاپ خود را مدیریت کنید و از قابلیت‌های زیر بهره‌مند شوید:

• بررسی دقیق موجودی کالا و هشدار اتمام موجودی؛
• امکان ایجاد اشتراک برای مشتری‌های ثابت و تکراری؛
• قابلیت ارائه گزارش فروش به شکل روزانه، هفتگی و ماهانه؛
• امکان صدور فاکتور و پیش‌فاکتور برای هر سفارش؛
• قابلیت اتصال به کارتخوان و فیش‌پرینتر.

با این حساب، چرتکه همانطور که از نامش برمی‌آید، یک نرم‌افزار حسابداری است و به جز قابلیت ایجاد اشتراک برای مشتری‌ها، امکانات دیگری برای مدیریت تجربه مشتری و بهبود نرخ بازگشت ندارد.

نرم افزار هلو برای کافه و رستوران

نرم افزار مدیریت کافه رستوران هلو، در طرح‌های رستوران ساده، رستوران پیشرفته، رستوران جامع و رستوران شبکه برای مدیریت کافه و رستوران ارائه می‌شود. از جمله قابلیت‌های مهم این نرم‌افزار، می‌توانیم موارد زیر را نام ببریم:

• امکان مدیریت انبار و بررسی موجودی محصولات؛
• دسته‌بندی دقیق آیتم‌های کافه در گروه‌های دلخواه؛
• قابلیت صدور گزارش فصلی برای ارائه به امور دارایی؛
• امکان اتصال به صندوق فروشگاهی، ترازو، کارتخوان و فیش‌پرینتر؛
• امکان استفاده از کالر آیدی در نسخهٔ پیشرفته‌ٔ نرم‌افزار؛

این نرم‌افزار هم درست مانند سایر ابزارهای حسابداری، روی امور مالی و دارایی متمرکز است؛ یعنی اگر روزی قصد کنید باشگاه مشتریان کافه و رستوران خود را بسازید، کمکی به شما نخواهد کرد.

خب این هم از نرم افزارهای مدیریت کافه و قابلیت‌هایشان! در بخش بعدی، به چند سوال مهم و کلیدی جواب خواهیم داد.

چند سوال مهم پیش از خرید نرم افزار مدیریت کافه رستوران

اگر سوالی دربارهٔ خرید نرم افزار مدیریت کافه دارید، در بخش کامنت‌ها در خدمتیم؛ اینجا هم به چند سوال رایج که احتمالا سوال شما هم باشند، پاسخ داده‌ایم تا هیچ علامت سوالی در ذهنتان باقی نماند! 

آیا نرم افزار مدیریت کافه و رستوران در ساخت منو هم به ما کمک می‌کند؟

بله؛ در نرم‌ افزار مدیریت کافه می‌توانید محصولات و آیتم‌های مورد نظر را اضافه کنید، آن‌ها را در دسته‌بندی‌های خاص قرار دهید و یک منوی اختصاصی ایجاد کنید. در برخی ابزارها که نسخهٔ موبایل یا تبلت دارند، می‌توانید این منو را در اختیار مشتری‌ها هم قرار دهید. 

نرم افزار مدیریت کافی‌شاپ برای کافه‌های کوچک هم خوب است؟ 

بستگی دارد که الان کجا ایستاده باشید! اگر درآمدتان فعلا در حد تامین مواد اولیه است، کمی صبر کنید؛ اما اگر رو به رشد هستید، بهتر است زودتر سراغ نرم افزار مناسب برای مدیریت کافی‌شاپ خود بروید.

برای خرید نرم افزار مدیریت کافه چقدر باید هزینه کنیم؟ 

بسته به قابلیت‌های نرم‌افزارها، ممکن است قیمتشان از ماهی ۳۰۰ هزار تومان شروع شود و به ماهی ۱۰ میلیون تومان یا بیشتر هم برسد؛ این مبلغ کاملا بستگی به امکانات نرم‌افزار، بزرگ یا کوچک بودن کافه و تعداد کاربرانی دارد که قرار است از آن استفاده کنند. (مثلا اگر چند شعبه دارید، باید هزینهٔ بیشتری بدهید.) 

خرید نرم افزار مدیریت کافی‌شاپ، تصمیمی برای توسعه!

در این مقاله، ۹ نرم افزار مدیریت کافه به شما معرفی کردیم که می‌توانند در زمینهٔ مدیریت امور مالی به شما کمک کنند. در این میان، صندوق فروشگاهی فیلیا تنها ابزاری است که صرفا به حسابداری محدود نمی‌شود و با اتصال به باشگاه مشتریان، به اجرای بهتر برنامه‌های وفادارسازی کمک می‌کند.

اگر دربارهٔ برنامه‌های وفادارسازی و مزایایی که دارند چیزی نمی‌دانید، پیشنهاد می‌کنم پیش از خرید نرم‌افزار مورد نظر خود، حتما مقالهٔ «منظور از وفاداری مشتری چیست؟» را بخوانید تا با دید درست،‌ بهترین تصمیم را بگیرید.